Alle data i ESCRM bliver vurderet hver nat i en oprydningskørsel. Nedenstående procedure gælder alle data. Dog gælder det for data oprettet inden d. 25. maj 2018 at de er markeret med standard udløb på 5 år fra oprettelsesdatoen. Er det beregnede udløb inden 31. december 2019, da sættes udløbet til 31. december 2019, dette for at forhindre utilsigtet sletning af vigtige data. Man har dermed ca. 1½ år til at angive et mere korrekt udløb. Herefter slettes data permanent.
Projektnoter
Først slettes alle projektnote design oprettet af nedlagte enheder, inklusive alle projektnoter oprettet i designet. Dvs. har man været lead på et projekt med flere samarbejdspartnere og oprettet en projektnote til at registrere projektdeltagelse i, så slettes alle projektdata fra ESCRM. OBS. Har man været deltager men ikke lead forbliver registreringerne i systemet indtil lead enheden lukkes.
Alle projektnoter markeret som slettet af en bruger slettes helt 30 dage efter sletningen. Dvs. når en bruger sletter en projektnote sættes en systemmarkering og data er ikke tilgængelig fra GUI, for at forhindre utilsigtet tab slettes data først helt 30 dage efter sletningen er foretaget i systemet.
Projektnotedesign oprettet for mere end seks måneder siden uden faktiske registreringer slettes. Det vil typisk være gamle projekter hvor selve data er slettet, der vil ikke være behov for at beholde gamle design. Bemærk, det er muligt at oprette projektnote design som kan anonymiseres og beholdes i systemet, blot der ikke er følsomme eller personhenførbare data gemt.
Virksomhedsnoter og kontaktpersonsnoter
Alle almindelige noter oprettet af nedlagte enheder slettes. Noter som ikke har en lås eller en ”udløber ikke”-markering slettes når slettedatoen indtræffer.
Filer
Filer uploadet af brugere i slettede enheder slettes straks. Filer uden låsning slettes når slettedatoen indtræffer.
Interessegrupper
Interessegrupper oprettet af brugere i slettede enheder slettes straks. Interessegrupper slettes når slettedatoen indtræffer.
Eksterne rådgivere og samarbejdspartnere
En ekstern rådgiver forbliver i systemet indtil den seneste henvisning til samarbejdspartnere er mere end fem år gammel, da anonymiseres rådgiveren. Er rådgiveren oprettet indenfor 12 måneder forbliver vedkommende i systemet. Rådgivere anonymiseres men selve henvisningen forbliver, selvom den på et tidspunkt kan være mellem to anonyme personer.
Møderapporteringer
Møder indrapporteret i ESCRM vil blive slettet hvis den er fra en nedlagt enhed. Er indrapporteringen anonymiseres når anonymiser datoen indtræffer. Da vil fritekstfelter og sted blive anonymiseret men selve indrapporteringen vil være i systemet, dvs. man kan se hvilken aktivitet mødet vedrørte, f.eks. vejledningsmøde
Kontakter og virksomheder
Efter oprydning af alle aktiviteter der kan gemmes på kontakter og virksomheder tjekkes kontakter om de 1. er udløbet, dvs. de er oprettet for mere end 3 måneder siden og 2. der ikke har en registrering (spærring på stamkort) der forhindre det blive anonymiseret.
Øvrige registreringer der kan forhindre anonymisering:
- Personer som er evalueret i et Væksthus er låst i fem år fra evalueringsdatoen.
- Personer markeret som låst af en enhedsvæsentlig registrering. Vær her særlig opmærksom på lovhjemmel.
Virksomheder der er af typen I/S betragtes som personligt ejede og vil blive anonymiseret når den sidste kontaktperson anonymiseres. Her tænkes på felter som kunne være ejerens private, såsom adresse og telefon. Postnummer, by og andre almindelige informationer forbliver i systemet, dermed kan data stadig benyttes til statistiske formål.
Fortrydelse af sletning
Der gælder to scenarier for sletning af data i ESCRM. Et når data slettes via brugergrænsefladen eller automatisk oprydning så sættes en datomarkering og den fysiske sletning sker 30 dage senere. Indtil da vil data kunne genskabes af en databaseadministrator hos udviklerne, data vil ikke være tilgængeligt via brugergrænseflade eller APIer.
Scenarie to er når data har været markeret som slettet i 30 dage eller som følge af at en enhed stopper med at benytte ESCRM da er sletningen permanent og kan ikke rulles tilbage. Data fra slettede enheder slettes straks, og der vil ikke være fortrydelsesperiode, her anses opsigelsesfristen som værende tilstrækkelig. Man kan her trække data ud eller genaktivere aftalen.