Herunder følger forklaring af alle elementer i udløbsformularen som knyttes til samtlige registreringer i ESCRM.
Som følge af GDPR og i tråd med god data etik skal data ikke opbevares længere end nødvendigt for at udføre en behandling i forbindelse med et forløb. Derfor skal alle aktiviteter (noter/filer/interessegrupper/projektnoter/møderapporteringer/brugerevalueringer) angives med et udløb, det gøres for de fleste af aktiviteterne med en formular som den viste (det viste udløb er for en kontaktnote).
I udgangspunktet vil alle aktiviteter få en standard indstilling som betyder at de vil blive slettet efter 3 år, og tilknyttede kontakter vil blive holdt i systemet tilsvarende. Dog vil en kontakt der aktivt beder om at “blive glemt” kunne anonymiseres. Skal man forhindre det skal man aktivt sætte en lås.
Aktiviteter
Aktiviteter i ESCRM som kan sættes udløb manuelt er noter, filer, interessegrupper, projektnoter og møderapporteringer. Brugerevalueringer og henvisninger styres automatisk Man kan angive nedenstående indstillinger på de typer hvor det er relevant.
Slettes den
Aktiviteten vil blive fjernet fra systemet på den angivne dato. En fuldstændig sletning fra systemet sker 30 dage efter at aktiviteten blev fjernet. Der er tale om en fuldstændig sletning og data kan ikke genskabes efter de sletningen.
Intet udløb
Aktiviteten er i udgangspunktet neutral, dvs. der er ikke noget personhenførbart eller følsom data i aktiviteten. Dette bekræftes af den bruger som angiver indstillingen og aktiviteten forbliver i systemet indtil organisationen ikke længere benytter ESCRM.
Indeholder følsom data
Angives det at data er følsomme, da vil det blive logget hvem der læser indholdet.
Kontaktepersoner
Kontakter
Gemmes aktiviteten på virksomheden påvirker den ikke kontakternes liv i ESCRM. Ønsker man det vælges en eller flere kontaktpersoner. Gemmes aktiviteten på en kontakt vil den pågældende være valgt på forhånd og det kan ikke ændres.
Den/de valgte kontaktpersoner vil blive behandlet ud fra de indstillinger der i øvrigt sættes i området Kontaktpersoner.
Lås indtil
Så længe aktiviteten er i systemet vil den forhindre at de valgte kontakter anonymiseres (både automatisk og manuelt). Det er derfor meget vigtigt at alle de pågældende kontakter er orienteret om det og at man har hjemmel (lov) til at foretage behandlingen.
Grund
Da man med en lås forhindre at andre kan anonymisere en kontaktperson skal der angives en årsag. Denne årsag vil blive oplyst til den person som ønsker at blive glemt, i forbindelse med forsøget på anonymisering. Dermed kan personen tage kontakt til alle de organisationer der har låst vedkommende, såfremt de er uenige i denne låsning. Derfor er det en stor hjælp for både dine kollegaer og dig selv at denne del er korrekt udfyldt.
Behold indtil
Så længe aktiviteten er i systemet vil den forhindre at de valgte kontakter anonymiseres automatisk. Det er derfor meget vigtigt at alle de pågældende kontakter er orienteret om det og at man har hjemmel (lov) til at foretage behandlingen.