ESCRM Datagruppe

Datagruppen er nedsat til at træffe beslutninger omkring data, så vi har den bedste praksis i forhold til at sikre de bedst mulige data.
Datagruppen er nedsat af styregruppen med beslutningsansvar.

Datagruppen mødes hver 14. dag.
De regler og principper som Datagruppen vedtager, vil fremadrettet blive lagt ind på bloggen.
Klik her for at læse mere om Datagruppen og dets arbejde.

Låsning af CVR- og P-nummer og forhindre konvertering

Datagruppen har besluttet, som led i bestræbelserne på at sikre korrekte data i ESCRM, at CVR- og P-numre ikke længere kan eller må rettes efter oprettelse. Dette skyldes, at visse data kan være knyttet til et specifikt CVR, og det kan føre til forklaringsproblemer, hvis disse data pludselig er tilknyttet et andet CVR. Ligeledes kan afdelinger blive fysisk flyttet fra en region til en anden. For at undgå uheldige situationer låses derfor disse to felter.

Det er heller ikke længere muligt at konvertere fra POT til SMV af samme årsag. Der kan være personer, som deltager i arrangementer eller andet uden tilknyttet CVR.

Vi har flere systemer, som integrerer mod ESCRM, og disse systemer vil genoprette de konverterede data ved synkroniseringer. Dette er dels for at sikre korrekte data og dels for at undgå, at nogle data flyttes og genoprettes, så de ligger dobbelt.

Det nye ESCRM-listeværktøj

Det nye listeværktøj i ESCRM er godt i gang og bliver allerede flittigt brugt.

På billedet herunder ses, hvordan listeværktøjet ser ud:

Klik her for at se hvordan listeværktøjet ser ud i ESCRM

Webinarer
Den 7. og 14. maj 2024 blev der afholdt et webinar, hvor værktøjet blev gennemgået.
Begge webinarer blev optaget og hvor én af optagelserne, kan ses her:

Generelt om listeværktøjet
Listeværktøjet finder man i ESCRM i topmenuen eller i ‘Menuen’ under ‘Organisation’.

Det er et værktøj som kan bruges i forbindelse med kampagner, phoning, forløb, forskellige flows og lignende.
Listen kan ikke kun bruges internt, men kan også bruges til samarbejder på tværs af enheder. Dette styres ved hjælp af brugergrupper.

Er der spørgsmål eller andet til værktøjet, så send endelig en mail til escrm@ehsyd.dk.

ESCRM Listeværktøj

Der er netop frigivet et nyt værktøj i ESCRM, som vi kalder lister. Med lister kan man styre phoning indsats, kampagner, forløb og andre flows med virksomheder.

Vi afholder webinar d. 7. maj klokken 14.30 – 15.30 og d. 14. maj klokken 14.30 – 15.30.
Deltag ved at trykke her
Tilmelding er ikke nødvendigt, bare mød op. Vær opmærksom på at vi optager begge webinarerne og mindst et offentliggøres på bloggen, så det acceptere du ved at deltage i mødet.

Opdatering af SAM (private rådgivere) og henvisninger

Fra 2024 er registrering af rådgivere og henvisninger i ESCRM opdateret. Den tidligere rådgiverdatabase (SAM) bliver gjort skrivebeskyttet og rådgiverregistreringen bliver nu en del af SMV/POT-billedet. Altså så en SMV kan registreres som en rådgiver, der kan henvises til.

Det er der mange fordele ved – bl.a. automatisk opdaterede stamoplysninger ud fra cvr, mulighed for registrering af noter, projekter mv. på rådgivere, dubletkontrol og mulighed for at udsende skabeloner for privatlivspolitikker og andet til rådgiverne.

Den gamle SAM-database er nu skrivebeskyttet og rådgiverregistreringen er på den måde nulstillet, så virksomheder og kontakter man ønsker at henvise til skal sættes som en rådgiver. Denne registrering som rådgiver sker automatisk, hvis man henviser til en eksisterende kontakt på en virksomhed.

ESCRM skifter NN Erhverv ud med Lasso X fra årsskiftet.

Det er allerede nu muligt at begynde at kigge på Lasso, da vi har tilføjet et link ved siden af NN knappen på virksomhederne.

Lasso afholder 3 webinarer omkring deres system. Det er ikke nødvendigt at melde sig til. Herunder er de tre tidspunkter. Vi optager de 3 sessioner og lægger et af dem online, så alle har en chance for at se med.

  1. Tirsdag d. 25. oktober klokken 10.00-11.00
  2. Fredag d. 28. oktober klokken 10.00-11.00
  3. Mandag d. 31. oktober klokken 14.00-15.00

Det afholdes via Microsoft Teams og vi optager, så man acceptere at blive optaget hvis man deltager og hvis man stiller spørgsmål

Klik her for at deltage i mødet

Møde-id: 318 877 736 947
Adgangskode: Jcv6KZ

Datavask i ESCRM

Vi er i gang med en dataoprydning i ESCRM. Vi har konstateret at der er en del inkonsistente data i flere felter som vi nu rydder op i. Første step er oprydning i telefonnumre for danske kontakter, hvor vi fjerner inkonsistente telefonnumre og laver en ensretning af formateringen. Det betyder at vi blandt andet fjerner foranstillede +45 og fjerner mellemrum, så alle gyldige telefonnumre vil bestå af 8 tal.

Skulle der være (og det er der 😉) nogen med udenlandske numre, f.eks. +46 så lader vi det stå, dog fjernes mellemrum fra alle.

Vi vil efter behov tilføje flere felter til oprydning.

Kørslen vil blive afviklet første gang d. 1. marts og herefter vil den afvikles hver nat.

Mange hilsener

ESCRM Teamet

Oprydning i fælles felter – effektivt fra 1. februar 2022

Der ryddes op i nogle af de felter der findes på stamkort i ESCRM, nedenstående ændringer foretages 1. februar (eller meget kort herefter)

For de felter der fjernes, gælder det at data gemmes i en kort periode og slettes permanent såfremt ingen benytter dem. Benytter I et eller flere af de felter vi ønsker at fjerne, så giv besked senest 31. januar, så sikre vi fortsat adgang til disse felter. Send mail til mgr@ehsyd.dk med hvilke felter der skal bevares.

Nedenstående ændringer gennemføres

Virksomhed stamkort

Fax og Vækstambition felterne fjernes

Kontaktperson stamkort

Væksthuskendskab, uddannelse, brancheerfaring og fax fjernes

“Telefon 1” vil ikke længere være kravfelt

ESCRM flytter torsdag d. 23. september klokken 16

Det er fastsat at vi gennemføre den annoncerede flytning af ESCRM torsdag eftermiddag i indeværende uge.

Vi lukker systemet ned klokken 16 torsdag d. 23. september. Herefter starter vi processen. Vi åbner hurtigst muligt og er åben igen senest fredag morgen. Dog regner vi med at være færdige inden klokken 22, torsdag aften.

Der er gennemført flere testkørsler og vi forventer ikke nogle problemer med flytningen 🙂

ESCRM-teamet

ESCRM flytter

ESCRM flytter til nye servere imellem 15. og 25. september 2021, det betyder at alle der benytter kontaktaftaler og sender mails fra ESCRM skal have tilføjet den nye server spf record for deres domæner.

Den nye record er: include:mail.nhc.dk

Problemer med søgning

Godt nytår til alle.

ESCRM har brugt juleferien på at opdatere et søge index, men det har haft en uheldig effekt. Søgeindexet er eksploeret til 650GB så det tager temmelig lang tid at regenerere index på den tabel. Jeg (Udvikleren) har midlertidigt oprettet en ny tabel så ikke processerne griber ind i hinanden og skaber låsninger.

Håber meget den er færdig inden for kort tid så søgefunktionen igen fungerer. Men jeg (udvikleren) har desværre ikke nogen exact tid på det.

Vedrørende NNE login

I forhold til NNE adgang som der er skrevet ud om, er det første du skal være opmærksom på: Dette gælder alene hvis du fortager et særskilt login hos NNE, altså ikke blot ved login på ESCRM.

 

Så hvis det eneste sted du logger ind er på billedet herunder, så skal du ikke foretage noget:

Logger du ind på NNE via nedenstående, så skal du sikre dig at dit brugernavn er det samme her, som den mailadresse du er oprettet med i ESCRM

Nacekode fra CVR

Der er i dag kommet fuld deling på feltet Nacekode fra øverste organisation. Dette felt opdateres med nacekode direkte fra CVR. Ved en fejl var feltet ikke delt med alle. Det er det nu.

Ny brevflet funktion!

ESCRM har i Marts 2020, fået en ny funktion, hvor man direkte fra projektnoter kan brevflette med word dokumenter.

Se guiden for hvordan man opretter og tilføjer brev-flet dokumenter, samt hvordan man bruger det.

Brevflet – Projektnoter

Ny version af Outlook plugin

Benyt nedenstående link for at hente installationsfil til Outlook2CRM plugin. Det er knappen i Outlook der kan overføre emails direkte.

De første meldinger er positive, så vi håber det er en permanent løsning på de problemer der er kommet med nye Office opdateringer fra Microsoft

Outlook2CRM

Ny guide

Efter efterspørgsel er der blevet oprettet en guide i eventkalenderen, som kan findes her.

Hvis du/i savner en guide i noget specifikt i ESCRM, kan man forespørge om nye guides ved at skrive til skm@ehfyn.dk.

Ændring i automatisk udløb

Det automatiske udløb er blevet ændret fra 5 år til 3 år.

 

Det betyder at alt i ikke har sat andet udløb på, fra november 2019 vil udløbe efter 3 år.
Ændringen skyldes de seneste GDPR sager, hvor vi er blevet rådgivet af vores advokat om at ændre udløbet fra de 5 år, som var taget fra bogføringslovens §10. 

Nyt sikkerhedstiltag undervejs

Vi arbejder på en ny sikkerhedsforanstaltning der betyder at alle skal godkende de enheder (computer, mobil mm) som den enkelte logger ind på.

Dette gøres for at opstramme sikkerheden, således man ved hvis nogen forsøger at tilgå systemet med andres bruger, ligeledes for at tilstræbe endnu mere at der er tale om personlige brugere.

Som led i funktionen sendes en mail med info om login fra ny enhed, derfor bedes alle administratorer sikre at alle brugerne hos dem, er registreret med korrekt mailadresse

Oprydning af data er i gang

Vi arbejder hele tiden på at oprydningen af data sker som planlagt, der gives ikke yderligere advarsler om dette, da alle er orienteret via GDPR webinar mm.

Nyt! Baggrund på felter delt med andre enheder

Så kan man se hvilke felter der er “indstillet som delt med andre enheder i ESCRMs felt designer”. Det kan ikke umiddelbart ses hvem feltet er delt med. Ved tvivl spørg din administrator. Hvis de ikke ved det, kan de rette henvendelse til ESCRM.

Man kan kende felterne på deres baggrund, de ser således ud:

Så alt info tastet ind i disse felter, kan ses af en bruger udenfor din organisation.

 

Oversigt over aktuelle enheder kan findes her

*20200107 MGR: Opdateret overskrift, der stor fejlagtigt at data med gul baggrund var delt med alle. Dette er ikke (nødvendigvis) korrekt, den gule baggrund indikere blot at feltet er delt mellem flere organisationer

Fælles dataansvar og databehandleraftale & ny Samarbejdsaftale

Efter skærpede krav til databehandling samt en omlæggelse af vores organisation skal der nu sendes nye kontrakter ud.

Både for at imødekomme nye krav, og for at opdatere kontrakterne så i har kontrakt med den rette virksomhed, og ikke Væksthus Syddanmark som ikke længere er aktuel.

 

Kontrakterne er ved at blive oprettet til hver enhed, så vi regner med at alle kontrakter er sendt ud inden længe.

Farvekoder

Her følger en kort og nem guide om hvordan man via paint kan finde farvekoder ud fra billeder, som man kan bruge til at tilpasse sine projektnoter og felter efter officielle farver

Indsæt billedet i paint, og tryk på farvevælger .

 

 

Tryk på det punkt i billedet, som har den farve du vil finde farvekoden på.

 

 

Når farven er markeret   skal du trykke på .

 

 

I rediger farver kan du se farvekoden på den markerede farve. Simpelt kan du nøjes med at bruge de 3 tal i højre kolonne.

 

Værdierne i RGB går fra 0 til 255. Hvor 0 er 0% af den pågældende primærfarve, er 255 100% af primærfarven. (0, 0, 0) er “farven” hvid, (255, 255, 255) er “farven” sort.

På den måde blander man primærfarverne.

 

 

Når du skal bruge farvekoden i ESCRM, kan du f.eks. vælge at bruge den i “Tekstfarve”, tryk på .

 

 

Indtast værdierne i RGB koden, som selvsagt står for “rød”, “grøn” og “blå”.

 

 

Teksten “Erhvervshuset” har nu i projektnoten samme farve som logo’et.

 

Integrering af ESCRM i Excel

Det tidligere Væksthus Sjælland, nu Erhvervshus Sjælland, har integreret data fra ESCRM over i Excel, således at man ikke behøver åbne ESCRM hver gang man skal bruge bestemte data.

Sara Dolmer fra Erhvervshus Sjælland har lavet en forklaring og guide over hvordan man gør, så alle enheder kan optimere deres arbejdsproces.

Der skal lyde et stort tak fra ESCRM til Sara Dolmer for at lave og dele hendes guide.

Hent guiden på PDF

 

OBS! guiden nedenfor er billedfiler, links virker derfor ikke, og er indsat over eller under pågældende billeder, så tæt på linket i guiden som muligt.

https://www.escrm.dk/Integration/ReportGenerator.asmx/ExecuteReportAsXML?Name=string&Key=string

 

https://www.escrm.dk/Integration/ReportGenerator.asmx/ExecuteReportAsXML?Name=Testrapport&Key=Test_2018

Inspiration til screening og forløb

Business center Bornholm holder styr på deres kunder ved hjælp af to projektnoter. En projektnote til screening og en projektnote til eventuelle forløb.

I deres screening indsamler de data om første kontakttype, og dermed har de mulighed for at lave statistik over hvordan kontakten med kunden opstår og dermed bliver de klogere på hvordan kendskabet til BCB udbredes og hvor de kan forbedre deres opsøgende arbejde.

Ved hjælp af udviklingsområder skaber BCB et overblik over hvad virksomhederne har størst fokus på, fordelt på kundegrupperne de arbejder med. Dermed kan de tilpasse deres tilbud efter behov og bruge indsamlet data når de skal planlægge fremtidige arrangementer. Dette har den effekt at virksomhederne får bedre og målrettet vejledning, og BCB vil blive en mere relevant samarbejdspartner for virksomhederne.

 

I forløbs projektnoten registrere BCB en kategori og en gruppe, både ved start af forløbet og ved slutningen. Dermed har man mulighed for at lave en statistik over hvor mange virksomheder der flytter sig under forløb med BCB. Man registrere hvilken type af forløb der er tale om og angiver en beskrivelse som dermed sikre forankring af BCBs viden i organisationen, både for fremtiden og her og nu hvis en medarbejder er syg eller på ferie. Når man registrere en forløbstype har man også mulighed for at sammenholde antal forløb indenfor de definerede kategorier med de resultater man laver i screeningerne, på den måde har BCB mulighed for at se sammenhængen mellem det de observere (Screening) og det de arbejder med (Forløb og arrangementer)

 

BCB har valgt at man i samarbejde med virksomhedens markere mål for et forløb ved opstart, dermed tager man i dialogen afsæt i de ting man også måles på. Undervejs i forløbet, og efterfølgende, markeres det om målet er realiseret. Det sikre at de kan føre statistik over om de lykkedes med forløbne, og ligeledes kan man ved afslutningen af et forløb sammen med virksomheden samstemmer forløbets succes, på den måde italesættes BCBs succes, da virksomheden selv er med til at lukke forløbet ned. Dette sikre at både BCB og virksomheden er enige i de opnåede resultater sammenholdt med de definerede mål.

 

På baggrund af data fra Screeninger og Forløb, samt noter omkring møder og arrangementer har BCB også fået udviklet nogle rapporter (Statusnoter) som leverer de nøjagtige data de skal levere til forskellige interessenter og analyse arbejdere. Dette sikre ligeledes at alle hos BCB forstår vigtigheden af at registrere data i ESCRM da det danner grundlag for afrapporteringer måde internt og overfor politikerne.

 

Projektnoterne er udarbejdet af Business Center Bornholm i samarbejde med ESCRM.

Hvis man føler sig inspireret, skal man være velkommen til at kontakte os for at få hjælp med at udarbejde nye projektnoter.

GDPR webinar

Vi har i efteråret 2018 afholdt et webinar flere gange. For dem som ikke kunne deltage eller har brug for en opfrisker, kan man herunder tage webinaret i sit eget tempo.

Det er bygget op således at hvert slide har en lydfil (eller video) som forklarer indholdet, under lydfilen vil der til nogle slides følge en forenklet forklaring på hvad der bliver sagt eller ekstra information såsom tips. Vi anbefaler at man under alle omstændigheder lytter til filen.

Man har derfor mulighed for at genopfriske enkelte emner uden at gennemgå hele præsentationen.

 

God fornøjelse! 🙂

 

 

 

Forenklet: 

Nye funktioner:

  • Fremover skal man klassificere felter efter hvorvidt data er omfattet af persondataforanordningen.
  • Da man ikke må beholde data uden god grund, vil man fremover skulle sætte et udløb hvorefter data bliver slettet eller anonymiseret.
  • ESCRM har en funktion som kan sende mails ud vedr. samarbejde og data herunder, for at opfylde oplysningspligten. Man skal altid oplyse om hvilke data man behandler og hvorfor.

Ændringer:

  • Hver enhed skal have en DPM (data protection manager) oplyst i systemet. DPM er vores kontaktperson, og vil stå i systemet som kontaktperson hvis en enhed ikke kan slette en kontaktperson grundet et udløb jeres enhed har sat på personen.
  • Der vil komme en log, som registrere hver gang skjulte data bliver vist, f.eks. cpr nr.
  • Cpr nr vil snart kun være synlige for erhvervshusene (på webinarets tidspunkt, væksthuse), da vi ikke kan stå inde for at alle skal have adgang til det. Cpr nr er ikke personfølsomt data men skal behandles som personfølsomt data. Hvis man har brug for at have et felt med cpr nr, kan man oprette dette.
  • Fremover kan man ikke ændre CVR- og P-nummer, således sikre vi kontinuitet.
  • Man skal kunne generere en liste over hvilke informationer der udløber hvornår, for at få bedre overblik over hvilke data systemet står til at slette og hvornår.

 

Forenklet:

Alle felter skal have en klassifikation, alt efter om det er indbefattet af persondataforordningen (GDPR) eller ej.

  • Alm. data er data som ikke kan føres tilbage på en person, og som ikke er følsomt for virksomheden, alm. data har intet udløb.
  • Enhedsvæsentlig data er data som låser en kontaktperson, det kan f.eks. være status på medlemskab. (se på årsag og positivliste nedenfor)
  • Cpr har fået et specielt kodet felt, hvor det før stod som ddmmåå-xxxx kommer til at stå som ddmmåå-****, således at de sidste 4 cifre er skjult og det vil blive logget hvis en person vælger at se cifrene.
  • Personhenførbar data er data som kan føres tilbage til en person og det bliver dermed indbefattet af persondataforordningen da man skal have en årsag til at gemme og behandle disse data.
  • Følsomme informationer kan både være følsomme for personer og/eller virksomheder, disse data bliver skjult og det vil blive logget hvis en person tilgår disse data, ligesom med cpr nr.

 

  • Positivliste er en liste over hvilke valgmuligheder der skal låse en kontaktperson hvis feltet et et rullegardin (ved tekst/tal-felt vil den altid låse). Så i tilfælde af at feltet hedder medlemskab vil positivlisten være “medlem”. Resterende muligheder f.eks. “udmeldt” vil dermed ikke låse en kontaktperson som har denne valgmulighed i feltet.
  • Årsagstype skal vælges ud fra enten “Evaluering”, “Projekt” eller “Andet”.
  • Årsag skal defineres, så detaljeret som muligt, da denne tekst skal informere en anden enhed om hvorfor en kontaktperson med denne data ikke kan slettes.

 

 

OBS! automatisk udløb er siden blevet ændret til 3 år

Fremover vil kontaktpersoner være afhængige af at der er gemt filer og noter på dem.

Dvs. at hvis man opretter en kontaktperson uden at gemme en note eller fil på (eller en anden indstilling som låser kontaktpersonen), vil den blive slettet efter 3 måneder.

Når en kontaktperson er oprettet og har filer eller noter gemt på sig, vil den være afhængig af deres udløb, dvs. så længe der er en aktiv fil eller note gemt på personen, vil den være berettiget i systemet.

Så snart alle filer og noter er udløbet, vil kontaktpersonen blive anonymiseret. Således beholder vi kun en persons data så længe det er relevant.

En anden måde at beholde en kontaktperson på, er ved at oprette et “enhedsvæsentlig felt” i “felter. Se vores guide i oprettelse af projektnoter for at se hvordan man opretter et enhedvæsensligt felt her (metoden er den samme for felter som for projektnoter). Sørg derefter for at tildele kontaktpersonen den data. Skal mange kontaktpersoner oprettes med den data, f.eks. at de er medlem, kan vi køre en batch opdatering såfremt at kontaktpersonerne kan defineres ud fra andet data, f.eks. en projektnote på virksomheden.

Forenklet:

I venstre side er indstillingerne for filen/noten, skal den slettes og hvornår skal den slettes.

Hvis man ikke mener at filen/noten indenholder følsomme eller personhenførbare oplysninger, kan man vælge “intet udløb” så noten aldrig bliver slettet. TIP: For at kunne bruge denne funktion kan man vælge at skrive “kontaktperson” i stedet for “Hans Jensen” i noten.

Hvis filen/noten indeholder følsom data, såsom en virksomheds produktudvikling, kan man markere “Indeholder følsom data”, hvor det vil blive logget hver gang en bruger tilgår filen/noten og den vil ikke blive delt med KL’s fælles virksomheds kontakt database.

I midten kan man markere hvilke kontaktpersoner filen/noten skal kobles op på.

I højre side er indstillingerne for kontaktpersonerne som er tilknyttet filen/noten.

Man kan vælge enten at låse kontaktpersonen eller beholdekontaktpersonen.

Forskellen på de to muligheder er at kontaktpersonen kan ikke annonyemiseres før valgte dato med “lås indtil”, hvor imod kontaktpersonen kan annonyemiseres før valgte dato med “behold indtil”, men hvis kontaktpersonen ikke bliver anonymiseret manuelt i den periode, vil systemet beholde kontaktpersonen indtil den valgte dato.

Endnu mere forenklet:

Lås indtil: Kontaktperson(er) bliver opretholdt i perioden og kan ikke slettes

Behold indtil: Kontaktperson(er) bliver opretholdt i perioden, men kan slettes manuelt

 

Med persondataforordningen er der informationspligt, hvilket betyder at alle enheder i escrm er skal informere om alt det listet i vores slide ovenfor her.

Man kan indsamle eller gemme aftaler i escrm, se demo 3.

 

Man kan oprette sin egen aftale i systemet, altså selv skrive teksten så den er tilpasset hvilke oplysninger i behandler osv.

Der findes i escrm et par koder, i kan bruge i teksten for at brugerdefinere dem, de er følgende:

%fornavn% : indsætter fornavn på kontaktpersonen

%efternavn% : indsætter efternavnet på kontaktpersonen

Så man kan skrive “Kære %fornavn% %efternavn%” for at få systemet til automatisk at skrive “Kære Lars Hansen” hvis aftalen sendes til Lars Hansen.

%email% : indsætter kontaktpersonens email.

 

Forenklet:

Ved hjælp af den røde bjælke, bliver man gjort opmærksom på om den pågældende kontaktperson har en aftale, hvilket de alle skal.

I den røde bjælke, kan man ved at trykke på “Tilføj kontaktaftale” enten gemme en aftale eller sende en aftale ud, afhængigt af hvad der er defineret på ens enhed.

Forenklet:

På projektnoter har man mulighed for at definere udløb.

Hvis noten ikke indeholder følsomme eller personhenførbare oplysninger, kan man vælge “intet udløb”, hvorefter projektnoten aldrig vil blive slettet (man skal dog stadig tage stilling til kontaktpersonerne)

Hvis noten indeholder følsomme eller personhenførbare oplysninger, skal man vælge om noten skal slettes helt eller blot anonymiseres og hvornår.

Man kan vælge en fast dato hvor alle oprettede projektnoter bliver slettet, dette kan bruges hvis det er en note tilknyttet et projekt som opholder en bestemt dag.

Det er dog mest sandsynligt at man vil bruge en beregnet dato hvor man først vægler et tal og hvilken måleenhed dette tal er i, f.eks. år.

 

Derefter skal man udfylde kontakt indstillinger.

Hvis det er vigtigt at en kontaktperson ikke bliver anonymiseret indtil en bestemt dato eller i et bestemt interval, kan man udfylde “lås indtil”, på samme måde som ovenover.

Hvis kontaktpersonen skal have mulighed for at blive slettet manuelt, kan man udfylde “behold indtil“, hvor kontaktpersonen bliver gemt indtil den valgte dato eller i det valgte interval (betinget af at noten ikke er slettet/anonymiseret).

 

Til slut har man mulighed for at vælge “bruger må ændre udløbet“, så indstillingerne bliver “default” hvor konsulenterne har mulighed for at ændre i dem.

Forenklet:

Da interessegrupper i sig selv ikke indeholder følsomme eller personhenførbare data, vil der ikke automatisk være udløb på.

Man har dog som administrator mulighed for at tilføje et udløb.

Udløbet er dog begrænset, således at man ikke har mulighed for at anonymisere eller låse kontaktpersoner.

Man har derimod mulighed for at sætte en bestemt dato hvor interessegruppen skal slettes, samt beholde kontaktpersoner indtil en bestemt dato (betinget af at interessegruppen ikke er slettet inden da).

Derfor skal man manuelt gå ind og ændre udløb hvis man har data liggende hvor det er nødvendigt eller lovpligtigt at beholde i mere end 3 år (OBS ændret fra 5 til 3 år).

Fremover skal man være opmærksom på at sætte et korrekt udløb, når man opretter filer/noter.

Demo 1 – Klassificering af felter i feltdesign

Demo 2 – Klassificering af felter i projektnote + udløb

Demo 3 – Funktion til informationspligt

Demo 4 – Udløb på note + sletning af låst kontaktperson + DPMs funktion

Ekstra demo – enheds-væsentlige felter på virksomheds-niveau

 

Tip til Generel awareness:

Det anbefales det at man undgår at bruge f.eks. Peter Jensens navn i noter osv. vedr. vigtige forløb. Vi anbefaler at man i stedet skriver “vi har snakket med kontaktpersonen og har fået tilbagemelding…”. På denne måde undgår man at skulle definere noten som personhenførbar og den vil dermed ikke blive slettet sammen med Peter Jensen.

Hvordan var det nu lige med kontaktpersoner?

Fremover vil kontaktpersoner være afhængige af at der er gemt filer og noter på dem.

Dvs. at hvis man opretter en kontaktperson uden at gemme en note eller fil på (eller en anden indstilling som låser kontaktpersonen), vil den blive slettet efter 3 måneder.

Når en kontaktperson er oprettet og har filer eller noter gemt på sig, vil den være afhængig af deres udløb, dvs. så længe der er en aktiv fil eller note gemt på personen, vil den være berettiget i systemet.

En anden måde at beholde en kontaktperson på, er ved at oprette et “enhedsvæsentlig felt” i “felter. Se vores guide i oprettelse af projektnoter for at se hvordan man opretter et enhedvæsensligt felt her (metoden er den samme for felter som for projektnoter). Sørg derefter for at tildele kontaktpersonen den data. Skal mange kontaktpersoner oprettes med den data, f.eks. at de er medlem, kan vi køre en batch opdatering såfremt at kontaktpersonerne kan defineres ud fra andet data, f.eks. en projektnote på virksomheden.

Så snart alle filer og noter er udløbet, vil kontaktpersonen blive anonymiseret. Således beholder vi kun en persons data så længe det er relevant.

Info vedr. Webinar

Webinar vedr. GDPR og ESCRM

Deltag i et af de nedenstående webinarer og lær om hvordan du skal forholde dig til GDPR i forhold til ESCRM.

Det er meget vigtigt at administratorer og datakontakter (DPO) af ESCRM deltager i et af vores webinarer, da vi vil fortælle om hvordan data bliver slettet og hvornår. Alle interesserede er velkomne også selvom man ikke er administrator 😊

Tidspunkter for webinar vedr. GDPR og ESCRM:

Mandag d. 8. oktober

09.30-11.00

13.00-14.30

Onsdag d. 10. oktober

09.30-11.00

Onsdag d. 17. oktober

09.30-11.00

12.30-14.00

Onsdag d. 24. oktober

09.00

Fredag d. 2. november

09.30

 

Deltag i webinaret Webinar om GDPR og dataoprydning i ESCRM her

Er det dit første skypemøde? klik da her

Inspiration

Specifikationer

    ESCRM udvikles til at understøtte følgende:

  • Microsoft Internet Explorer i de seneste to versioner
  • Mozilla Firefox i de seneste to versioner
  • Google Chrome i seneste version

Samspil med andre systemer

  • Outlook integration, der kan downloades og installeres et plugin i Outlook (2010+) der gør det muligt at overføre mails til CRM
  • Exchange 2003+2007+2010 integration. Gør det muligt at se kalender, indberette møder til timeregistrering og lave mødeindkaldelser direkte fra CRM
  • Navne Numre Erhverv (NNE) er der integration til således oprettelse kan ske via søgning i NNE.
  • Opslag direkte fra CRM til Virksomheden i NNE
  • Integration med Google Maps. Kan vises på stamdata og i projektnoter.
  • Udskrift til Google Maps. Gør det muligt at få vist virksomheder på kort udfra en rapport i CRM.

Features

  • Registrer virksomheder og iværksættere i vejledning
  • Knyt virksomheder sammen med rådgivere
  • Skriv noter
  • Upload dokumenter
  • Outlook plugin til nem overførsel af e-mail
  • Styr projekter med Projektnoter
  • Segmenter kontakter
  • Masseopdatering
  • Importer eksterne data
  • Adgang til NN Erhverv
  • Time/sags registrering
  • Kørselsregistrering
  • Anvisninger på tværs af enheder
  • Mulighed for deling af noter og dokumenter på tværs af enheder

Aktiver tilslutning til FVDB

For at aktivere synkronisering af data med FVDB skal man angive sit p-nummer under enheden.

Dette vil ske fra centralt hold når databehandleraftale og ny samarbejdsaftale er rundsendt og underskrevet. Indtil da gøres det manuelt. Dette gøres sådan af hensyn til fortrolighed. Vi kan ikke bare centralt starte deling af info fra Jer uden forgående accept